Produktfeatures
System One ist eine Online-Softwarelösung, die in verschiedenen geschäftsspezifischen Varianten erhältlich ist. Die Version für Künstlervermittlungsagenturen bietet Agenten und Künstlermanagern alle Funktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Komplettlösung
In einem zentralen System sind Firmenverwaltung, eine Buchungsagenda, das Versenden von Verträgen sowie die Rechnungsstellung verfügbar. Das Ergebnis ist eine Komplettlösung, mit der Sie viel Zeit sparen und die gesamte Wirtschaftlichkeit des Unternehmens erhöhen können. In System One sind alle erforderlichen Tools erhältlich, sodass Sie keine separaten Softwarepakete mehr benötigen.
100% webbasiert
System One ist eine komplett webbasierte Lösung. Mehrere Personen in einem Unternehmen können zusammen in einer Onlineumgebung arbeiten. Das bedeutet, dass die Unternehmensdaten rund um die Uhr von jedem Ort weltweit abgerufen werden können. Sie benötigen nur noch einen Computer unter Windows oder Macintosh, der über einen Internetzugang verfügt. Strenge Sicherheitsmaßnahmen sowie eine umfassende Benutzerrechteverwaltung garantieren einen sicheren Umgang mit der Software.
Keine Investitionen erforderlich
Der Service wird zu einem jährlichen Preis bereitgestellt, der sich nach der Benutzeranzahl richtet. Im Preis enthalten sind eine Onlineschulung, Hilfe sowie Aktualisierungen. Die gesamte Software und die Daten werden auf den System One-Servern verwaltet. Dadurch müssen unsere Kunden keine zusätzlichen Kosten mehr für die Bereitstellung und das Warten von Anwendungen aufbringen. Da keine weiteren Investitionen in Software oder Hardware erforderlich sind, haben Sie alle IT-Kosten voll im Griff und müssen nicht mehr mit unangenehmen Überraschungen rechnen.
Benutzerfreundlichkeit
Bei der Entwicklung der Softwarelösung wurde besonderes Augenmerk auf die Benutzeroberfläche gelegt. Der Aufbau ist übersichtlich und äußerst benutzerfreundlich. Nach einer kurzen Schulung werden Ihre Mitarbeiter System One sofort einsetzen können.
Firmenverwaltung
Für effiziente Arbeitsabläufe ist es von großer Bedeutung, schnell auf Firmendaten zugreifen zu können. Mit System One können Sie leicht diese Daten suchen, hinzufügen, bearbeiten und für andere Kollegen freigeben. Sobald Firmen in die Datenbank eingetragen werden, stehen sie zur Verwendung in der Buchungsagenda, in Verträgen und Rechnungen zur Verfügung.
Suchen und Auswählen von Firmen
Mithilfe des Firmenauswahltools werden verschiedene Datenfilter kombiniert. Dadurch können Sie ganz leicht spezifische Auswahlmöglichkeiten abrufen.
Umfassende Datenerfassung
Alle Firmendetails werden in einer übersichtlichen Detailansicht präsentiert. Neben den wichtigsten Angaben zu E-Mail-Adressen und anderen Kontaktinformationen ist genügend Platz für eine umfangreiche Datenerfassung.
Gruppierung von Firmen
Firmen können selbstdefinierten Gruppen wie Künstlern, Veranstaltern, Veranstaltungsorten, Plattenfirmen oder Hotels zugeordnet werden.
Kontaktprotokoll
Anhand eines Notizenverlaufs können Sie anzeigen, welche Informationen bisher besprochen wurden. Der Verlauf zeigt auch an, wann und von wem die Notizen angelegt wurden.
Planungsaufgaben
Firmenbezogene Aufgaben, z. B. Nachfolgeanrufe, können bestimmten Benutzern zugeordnet werden. Für jede Aufgabe kann eine Erinnerung aktiviert werden, die den Benutzer daran erinnert, die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt auszuführen.
Google Maps
System One verfügt jetzt über eine Google-Maps-Funktion, mit der Sie leicht den Standort einer Firma anzeigen können. Außerdem können Sie eine Übersicht über mehrere Firmen in einer bestimmten Region erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie Strecken und Entfernungen schätzen möchten, beispielsweise für Buchungen im Ausland.
Mailinglisten
Ausgewählte Daten können in verschiedene Formate exportiert werden, beispielsweise Adressexporte für Serienbriefe oder zum Versenden von E-Mails. Diese Funktion wird System One vor allem für Ihre Marketingabteilung äußerst hilfreich sein.
Ihre Vorteile
- Arbeiten Sie zusammen mit Kollegen, und geben Sie Daten in einer Online-Datenbank frei.
- Firmendaten sind direkt in anderen Bereichen der Software verfügbar, z. B. in der Buchungsagenda, für Verträge und zur Rechnungsstellung.
- Umfangreiche Erfassung verschiedenster Daten.
- Ein wertvoller Gewinn für Ihre Marketingabteilung.
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Verwaltung der Buchungsagenda
Alle Künstler-, Band- und DJ-Buchungen werden in die Agenda eingetragen. Agenten arbeiten zusammen in einer gemeinsamen Onlineumgebung, mit der sie schnellen Zugriff auf ihre Planungen haben.
Hervorragende Übersicht
Mithilfe des Kalenders und des Buchungsauswahltools können verschiedene Filter miteinander kombiniert werden, um schnell auf die gewünschten Daten zugreifen zu können. So ist es beispielsweise möglich, innerhalb von wenigen Augenblicken einen Überblick über alle bestätigten Buchungen eines bestimmten Künstlers zu erhalten.
Statustechnik
Jede Buchung verfügt über einen Status, um Optionen, bestätigte Elemente, Werbegigs, Reisetage oder blockierte Tage aufzuzeigen. Die Kennzeichnung mithilfe verschiedener Farben ermöglicht Ihnen, diese Status in einer Listenansicht leicht zu differenzieren.
Schneller, unkomplizierter Umgang und Dateneingabe
Neue Buchungen können effizient eingetragen werden, da alle Firmendaten zentral gespeichert sind. Eine Buchung wird mit den Firmeneinträgen eines Künstlers, Veranstalters und Veranstaltungsorts verknüpft. Wenn der Agent eine neue Buchung hinzufügt, muss er nur noch die zuvor eingegebenen Daten auswählen.
Durch Auswählen eines vordefinierten Produkt- oder Serviceelements aus einer Liste können Sie finanzielle Daten wie Künstlerhonorar, Vermittlungsgebühr und Produktionskosten eingeben. Zusätzliche Angaben wie Hotel- und Reiseinformationen, Zeitpläne und Anmerkungen können Sie in benutzerdefinierten Feldern festhalten.
Kommunikation mit Künstlern
Künstler, Bands und DJs können mithilfe ihres persönlichen Benutzerkontos ihren eigenen Zeitplan online einsehen. Außerdem können sie Reisepläne herunterladen und verschiedene Zeitpläne generieren. Für Künstler stellt die Möglichkeit, jederzeit auf ihre stets aktuellen Zeitpläne zugreifen zu können, eine unverzichtbare Hilfe dar. Mit System One können Künstler private Daten in ihrer Agenda über ihre persönlichen Benutzerkonten blockieren. Die Künstleragentur kann diese Option für jeden Künstler aktivieren.
Online-Künstleragenda
Bestätigte Buchungen können direkt von System One auf Webseiten veröffentlicht werden. Da Buchungsdaten nur einmalig eingegeben werden müssen, bedeutet dies für Sie eine enorme Zeitersparnis.
Ihre Vorteile
- Vermittlungsagenten arbeiten zusammen in einer gemeinsamen Onlineagenda, die über eine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche verfügt.
- Optimierte Arbeitsabläufe, da alle Buchungsdaten schnell eingegeben werden können.
- Künstler können mithilfe ihres eigenen Benutzerkontos online auf ihre persönliche Agenda zugreifen.
- Künstleragenden können von System One auf der Webseite der Vermittlungsagentur veröffentlicht werden.
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Versenden von Verträgen
Das Abwickeln von Verträgen gehört zu den täglichen Aufgaben von Vermittlungsagenturen. Daher ist das Verarbeiten und Eintragen von Verträgen ein grundlegender Bestandteil ihrer Arbeit. Mithilfe von System One können Sie Verträge schnell und unkompliziert erstellen. Die dadurch erzielte effiziente Verwaltung von Verträgen spart wertvolle Zeit und ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe für Vermittlungsagenten.
Erstellen von Verträgen
Beim Erstellen eines Vertrags werden alle Buchungsdaten in das Layout einer Vertragsvorlage kopiert. Dieses Dokument können Sie anschließend mit Microsoft Word öffnen und drucken oder per E-Mail senden. Es können mehrere Vorlagen bereitgestellt werden, dies stellt sicher, dass alle Anforderungen einer Vermittlungsagentur erfüllt werden.
Zusatzklauseln für Künstlerverträge
Zusatzklauseln für die Verträge des jeweiligen Künstlers oder der jeweiligen Band können ganz leicht mit dem Vertrag verknüpft werden. Durch das Erstellen der Verknüpfung werden die Zusatzklauseln zu einem festen Bestandteil des jeweiligen Vertrages, sodass eventuell vorhandene Zusätze nicht mehr übersehen werden können.
Verwenden von vorhandenen Layouts
Mit System One müssen Unternehmen keine starren Standardlayouts mehr verwenden. Sie können bereits vorhandene Layouts als Vorlagen in System One integrieren und verarbeiten.
Sind unterschriebene Verträge eingegangen?
Jeder Vertrag verfügt über eine einmalige Identifikationsnummer, ein Versand- und Ablaufdatum sowie einen Status. Der Status des Vertrags zeigt an, ob dieser eingegangen ist oder nicht. Außerdem können Sie Benachrichtigungen festlegen, um die Agenten zu erinnern, wenn Termine abgelaufen sind.
Ihre Vorteile
- Aus einer Buchung können Sie in wenigen Schritten einen Vertrag erstellen. Das spart nicht nur Zeit, es ist auch praktisch und stellt sicher, dass alle Angaben richtig eingetragen werden.
- Die hervorragende Kontrolle über den Status von Verträgen ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Verträgen.
- Die Verträge sind im eigenen Layout des jeweiligen Unternehmens gestaltet.
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Rechnungsstellung
Mit System One ist es ganz leicht, Rechnungen zu versenden und zu überprüfen. Sie können in wenigen Schritten komplette Rechnungen erstellen. Die Daten werden automatisch aus der Buchungsagenda in den Rechnungsbereich kopiert und anschließend in Microsoft Word exportiert.
Überblick über die Finanzen
Für eine effiziente Verwaltung einer Vermittlungsagentur ist es unverzichtbar, stets einen Überblick über die Finanzen zu haben. Mithilfe des Rechnungsauswahltools können zahlreiche verschiedene Berichte generiert und exportiert werden. Die Auswahl kann ebenso nach Kunde, Status und Zeitraum vorgenommen werden.
Flexibilität
Sie können auch verschiedene Buchhaltungssysteme mit separater Rechnungsnummerierung führen. Dies ermöglicht Vermittlungsagenturen, Rechnungen im Auftrag ihrer Künstler zu erstellen. Für nationale und internationale Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften können Sie zahlreiche Exportvorlagen verwenden.
Effektive Finanzverwaltung
Eingehende Zahlungen werden im Rechnungsbereich eingetragen. Und mit der Finanzaufstellung können Sie noch unbezahlte Rechnungen anzeigen. Zudem können Mahnungen in wenigen Schritten erstellt werden.
Ihre Vorteile
- Aus einer Buchung wird in wenigen Schritten eine Rechnung erstellt. Das spart nicht nur Zeit, es ist auch praktisch und stellt sicher, dass alle Angaben richtig eingetragen werden.
- Verschiedene Finanzberichte können erstellt und exportiert werden.
- Rechnungen sind im Layout des jeweiligen Unternehmens gestaltet.
- Sie können ganz leicht Mahnungen erstellen und die Finanzen effektiv verwalten.
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Internationale Geschäfte
System One bietet hervorragende Funktionen, die speziell zur Verwendung für internationale Geschäfte konzipiert sind. Da die Software komplett webbasiert ist, benötigen Sie lediglich einen Computer und eine Internetverbindung. Dadurch kann System One vor allem auch ausländischen Künstleragenturen und Künstlern ganz einfach bereitgestellt werden.
Benutzeroberfläche in Niederländisch, Englisch und Deutsch
Die Benutzeroberfläche von System One ist in den Sprachen Niederländisch, Englisch und Deutsch verfügbar und jeder Benutzer kann seine bzw. ihre eigene bevorzugte Sprache auswählen. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit ausländischen Künstlern und Künstleragenturen vereinfacht.
Mehrsprachige Dokumente
Dokumente, einschließlich Rechnungen, Mahnungen und Verträge, können in vielen verschiedenen Sprachen erstellt und gedruckt werden. System One unterstützt die Verwendung der bevorzugten Sprache für jedes Dokument. Durch diese Funktion können Dokumente in vielen weiteren Sprachen außer Niederländisch, Englisch und Deutsch erstellt werden.
Unterstützung verschiedener Währungen
System One unterstützt die Verwendung verschiedener Währungen. Sie können für jede Buchung die gewünschte Währung auswählen und damit Rechnungen in der jeweiligen Währung des Veranstalters ausstellen.
Steuersätze
Für jeden Kunden können die jeweiligen Steuersätze der verschiedenen Länder und Regionen angewendet werden. Sie können außerdem mehrere Steuersätze miteinander kombinieren, beispielsweise wenn eine Künstleragentur mit Künstlern in mehreren Ländern zusammenarbeitet.
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